为了规范吉林大学重大活动和突发事件档案的收集、整理、移交、保管和利用工作，确保档案安全完整和有效利用，根据《重大活动和突发事件档案管理办法》的相关要求，结合吉林大学工作实际，制定本工作指南。

一、重大活动的主办、承办部门，突发事件的应对部门、专门设立的临时机构是重大活动和突发事件归档单位（责任部门），负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向档案馆移交。档案馆负责重大活动和突发事件档案接收征集、集中保管、编研开发并提供利用。档案馆应对归档单位进行业务指导，协同推进重大活动和突发事件档案工作。

二、重大活动和突发事件档案工作实行清单管理制度。档案馆年初在校内征集制定重大活动和突发事件档案工作清单，明确年度工作任务（或事项）、责任部门、档案处置要求等。工作任务（或事项）应当包括但不限于以下内容：

（一）重大会议、会展类。

包括教育部、科技部等部委在吉林大学组织召开的重要会议、举办的大型会展；学校组织召开的各类代表大会、表彰大会、开学典礼、毕业典礼及其他全校性工作会议；学校、学院及研究机构组织召开的，在国内外具有重要影响的学术会议、论坛峰会等。

（二）赛事、赛会类

包括在吉林大学举办的国际、全国或地区性重大赛事赛会等。

（三）重大专题活动类

包括党和国家领导人来校视察、国内外知名人士来校参观、举办讲座；学校或学院以老革命家、著名专家学者及其他重要人物或重大纪念日为主题举办的纪念活动、主题展览；学校、学部、学院举办的重大庆典活动等。

（四）针对自然灾害、事故灾害、公共卫生事件、社会安全事件采取的应对活动类。

三、重大活动和突发事件归档单位（责任部门）按照下列要求设置：

（一）责任部门为一个单位的，形成材料由该责任部门立卷归档。

（二）责任部门分为主办单位、协办单位的，形成材料由主办单位立卷归档；存在多个主办单位或者分主办、承办单位的，形成材料由承担活动主要工作的单位立卷归档。

（三）责任部门为临时机构的，形成材料由临时机构立卷归档。

四、责任部门应当制定重大活动和突发事件档案工作方案，将重大活动和突发事件文件材料纳入本单位文件材料归档范围，明确档案工作负责人员，按照工作程序和要求形成归档文件材料。

应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

（二）照片、录音、录像；

（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

五、责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束6个月内，完成档案的立卷归档工作，并向档案馆移交。其中，文字材料由档案馆档案立卷指导科接收，实物、照片、声像材料由档案馆特色档案科接收。