第一条 为加强我校声像档案的科学管理，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，更加有效的开发利用声像档案为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本规定。

第二条 声像档案是指反映我校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以声音、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料的历史记录。

第三条 我校声像档案实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全，和有效利用。任何单位和个人不得私自保管或拒绝归档。

第四条 声像档案属于特殊载体档案，其记录形式以及制作方法，保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理、特殊管理和特殊利用。

第五条 形成声像档案的各归档单位，要把声像档案的形成、积累、归档工作与各项管理工作紧密结合，并纳入有关部门的管理制度和岗位职责中，实行声像材料制作工作和建档工作同步管理。

第六条 校内形成声像档案材料的各部门，均为立卷单位,分工归口立卷。两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。

第七条 外单位制作的反映我校活动的声像材料，由学校主办该项活动的部门负责收集或委托征集、立卷、归档。

第八条 凡属个人行为摄录的反映学校各项活动的，有历史参考价值的声像材料，可自愿捐赠给学校归档。具有特殊保存价值的，学校应予以奖励。

第九条 档案馆配有专职声像制作人员，学校举办的重要的大型活动，如归档单位不具备摄录条件，可通知档案馆协助拍摄、录制。

第十条 声像档案归档的主要内容是学校在各项专题活动中形成的照片、音像等各种载体的文件材料。具体归档范围详见《吉林大学档案分类暂行规定》。

第十一条 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的载体原材料。所归档的声像档案材料要求效果清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘连、生霉、发潮要及时采取相应技术手段进行处理，以确保归档材料符合质量要求。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。

第十二条 整理归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，注意其成套性的特点，保持不同声像载体之间的有机联系，便于查考利用并结合内容、载体类型、尺寸等分门别类组成保管单位。

第十三条 声像档案中的照片档案应做到照片与电子版相对应，并编写文字说明后归档；组卷时，应按照材料形成的专题活动范围组卷。同时要保证底片、照片及电子版、文字说明材料相一致。每卷照片档案均要填写卷内目录，并于卷皮写明案卷标题。

第十四条 声像档案中的音像材料的组卷方法，以载体种类为单位，分别组卷。一个载体多项内容时，采用按主题内容逐一标识方法填写案卷目录，对同一内容多种载体合成的档案，应注明连续号及参见号。

第十五条 声像档案形成部门应在规定时间内履行移交手续后向档案部门移交。个人拍摄的声像材料可随时归档。

第十六条 声像档案的分类编号按《吉林大学档案分类暂行规定》中声像档案分类编号执行。

第十七条 声像档案的归档编目著录工作应在“吉林大学档案管理系统”上进行，以便于档案信息化管理，同时为每个案卷实体编写档号。

第十八条 声像档案保管期限与相应文字材料的保管期限一致。按永久、30年、10年的保管时间划定。详见《吉林大学各类档案归档范围和保管期限表》。

第十九条 声像档案的密级划分，按纸质文件密级划分的有关规定执行。

第二十条 要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制、除尘；声像载体档案在保管一定时间后，应及时转录和复制。

第二十一条 在管理上，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防尘、防潮、防霉、防磁、防光、防火、防鼠、防蛀等。

第二十二条 声像档案的统计工作按《吉林大学档案统计工作制度》执行。

第二十三条 声像档案的借阅工作按《吉林大学档案借阅工作制度》执行。

第二十四条 对已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和剪辑。声像档案的价值鉴定和销毁，按《吉林大学档案鉴定、销毁制度》执行。

第二十五条 本规定自发布之日起施行。

（2010年1月18日第二次校长办公会议讨论通过）