第一条 为了加强对我校实物档案的收集和管理，有效地保护和利用实物档案，依据《中华人民共和国档案法》，制定本规定。

第二条 本规定所称的实物档案，是指学校在教学、科研、管理、对外交流、社会交往等各项活动中产生或获得的珍贵的、有纪念意义、有保存价值的以物质实体为载体的特定物品。

第三条 实物档案属于学校财富，由档案馆实行集中统一管理，任何部门、个人不得把实物档案据为己有。

第四条 实物档案采取分级管理的原则。凡是在学校整体活动中产生的实物档案存放在档案馆，在学校局部活动中产生的实物档案存放在相关部门。

第五条 档案馆负责确定实物档案的管理级别，并对各单位实物档案的归档工作进行监督指导。

第六条 各单位兼职档案员负责实物档案的归档工作。

第七条 实物档案的归档范围详见《吉林大学各类档案归档范围》。

第八条 各单位应在实物档案获得或形成后次年六月底前向档案馆移交。

第九条 实物档案移交时须办理移交手续，移交部门填写实物档案移交清单一式三份，交接后双方签字，移交单位和档案馆分别保存备查。

第十条 实物档案一律为永久保存。

第十一条 档案馆应对实物档案进行规范整理，分类编号依据《吉林大学档案分类暂行规定》进行。著录依据《吉林大学档案网上著录规则》进行。

第十二条 在网上著录的基础上形成的实物档案检索工具，应系统完整、便于查找。

第十三条 保存实物档案的库房要有必要的防护措施，做到防尘、防火、防盗、防潮、防光、防污染等，管理人员应严格执行库房安全制度。

第十四条 利用实物档案需经档案馆馆长批准，方可办理借出手续，利用时间原则上不得超过1个月。对于在利用中造成实物档案损坏、遗失者，学校将给予通报批评，并按实物价值予以一定的经济处罚。

第十五条 本规定自发布之日起施行。

（2010年1月18日第二次校长办公会议讨论通过）