第一章 总则

第一条为了加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，为学校事业发展提供良好服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条坚持中国共产党对档案工作的领导。学校应当加强档案工作，将之纳入学校整体发展规划，在人员编制、档案库房、管理设施和经费等方面予以保障。

第四条档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护学校档案的完整与安全，便于档案的利用。

第五条 学校档案馆是学校档案工作的归口管理部门，应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案资源，满足学校和社会的需要。

第二章 领导体制、机构及职责

第六条档案工作由学校领导，同时接受上级教育行政管理部门领导和上级档案行政管理部门的业务指导、监督与检查。

第七条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第八条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施，其管理职责包括：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划职责范围内的学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管职责范围内的学校各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案工作研究和交流活动。

第九条学校具有独立法人资格的附属单位（如临床医院等），某些需要特殊条件保管或利用频繁并且具有一定独立性的档案，应根据实际需要设立档案室单独管理。其档案室行政上受所在单位管理，业务上接受学校档案馆指导。

第十条学校各中层单位是学校档案的形成单位和归档单位，其主要职责包括：

（一）组织本单位人员学习国家关于档案管理的法律法规和方针政策，执行学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入本单位整体工作规划，在布置、检查、验收、总结工作的同时，档案工作要同步进行；

（三）明确一名负责人分管本单位的档案工作，负责对本单位档案工作的组织、督促、检查和落实；

（四）配备兼职档案工作人员，负责本单位档案材料的收集、整理和归档工作，确保兼职档案工作人员的工作时间和设施配备。兼职档案工作人员队伍应保持相对稳定；

（五）做好文件材料的形成积累工作，按照归档要求，做好预立卷、整理组卷、归档验收工作，确保本单位归档的各类档案材料齐全、完整、系统、准确；

（六）协助学校档案馆完成相关档案史料的收集、征集、展示及其他相关工作。

第三章 档案的接收

第十一条学校档案一般分为以下几类：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。档案馆应结合学校实际，制定符合工作需要的《吉林大学档案分类暂行规定》，确定档案类目设置和归档范围。

第十二条学校实行档案材料形成单位主送制度。学校各单位应当按照归档要求，组织人员对本单位形成的各类档案及时整理和立卷，经档案馆检查合格后向档案馆移交。立卷归档涉及多个单位的，由文件的主办单位归档，其他单位协办。

第十三条涉密档案经归档单位和档案馆核准后，由具备保密资格的专职档案员负责接收。

第十四条学校各单位立卷归档的档案材料应符合下列要求：

（一）档案材料要遵循文件之间的形成规律，保持文件之间的有机联系，分类组卷；

（二）档案材料应当齐全完整，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求；

（三）归档纸质档案材料，须经系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录；要用纸规范，书写字迹清晰，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具书写；无涂改痕迹，已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档；

（四）案卷标题要简明确切，档案著录应符合规范要求；

（五）立卷归档文件材料要符合档案计算机管理要求，网上著录应与纸质档案立卷同步进行。

第十五条档案材料的移交归档时间为：

（一）管理性文件及其它按自然年度产生的档案，在次年六月底前向档案馆移交；

（二）各教学培养单位形成的毕（结）业研究生学位材料、本（专）科生成绩单和毕业生合影照片，应在授予学位后三个月内向档案馆移交；

（三）学校科研类档案应在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

（四）当年形成的会计档案，在会计年度结束后，由财务处或本单位财务部门保管一年，于期满之后次年六月底前向档案馆移交；

（五）实物类、人物类档案可随时移交。

第十六条档案馆接收档案时，应履行相关手续，填写档案移交清单，交接双方签字盖章。档案移交清单由档案馆和立卷归档单位分别保存。

第十七条应当归档的材料，各单位按照规定定期向学校档案机构移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。

第十八条校内单位如发生撤销、合并等机构变动情形，必须认真清点和妥善保管各类档案，按照规定向有关单位或者档案馆移交档案。任何个人不得私自带走属于归档范围的文件材料。校内新成立的单位要及时建立档案工作制度。

第十九条档案馆可以按照国家有关规定，通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案。

第四章 档案的保管

第二十条档案馆根据《吉林大学档案分类暂行规定》，对馆藏档案进行分类、编号、排架、编制检索工具；根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案查、借阅等审批制度。

第二十一条档案馆应按照国家有关规定配置适宜档案保存的专门库房和防火、防盗、防水、防虫以及温湿度调控等必要的设施设备，确保档案安全。

第二十二条档案馆应当采用必要的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。及时修复或复制已破损和字迹褪色的档案。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条档案馆对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经学校组成的鉴定小组鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十四条档案馆委托档案整理、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行全程指导和监督，确保档案安全和服务质量。

第二十五条档案馆要建立档案检查、统计制度，定期对档案的收集、保管利用情况进行检查，对馆内有关档案数据进行统计，并按国家有关要求报送档案工作基础信息。

第五章 档案的利用和公布

第二十六条 档案馆要积极创造条件，按照国家有关规定向全校和社会公布档案。充分发挥档案的信息功能，提高档案的利用率。

第二十七条公布档案应当遵守有关法律、行政法规的规定，不得损害国家、学校安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第二十八条凡需利用馆藏档案者，均应按规定办理审批或利用登记手续。

第二十九条 对于重要、珍贵的档案资料，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆负责人批准。

第三十条凡复制的档案须经档案馆核准并加盖档案馆公章方能生效。此件与原件具有同等效力。

第三十一条馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责。

第三十二条 档案馆应根据实际需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，并积极开展专题展览、媒体宣传等活动，传承传播档案文化。

第六章 档案信息化建设

第三十三条档案馆和归档单位应当加强档案信息化建设，将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，逐步实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第三十四条档案馆应当积极推进电子档案管理信息系统建设，有序开展传统载体档案数字化工作。归档单位应当加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。

第三十五条归档单位应确保产生并归档的电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力。

第三十六条归档单位应定期向档案馆移交电子档案。电子档案移交接收网络以及系统环境应当符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等规定。不具备在线移交条件的，应当通过符合安全管理要求的存储介质进行离线移交。

第三十七条档案馆应当在接收电子档案时进行真实性、完整性、可用性和安全性等方面的检测，并采取必要的管理措施和技术手段保证电子档案在长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。

第三十八条 档案馆根据需要建设灾难备份系统，实现重要电子档案及其管理系统的备份与灾难恢复。

第三十九条档案馆应当积极推进数字档案馆建设，为档案数字资源的收集、长期安全保存和有效利用提供保障。

第七章 奖励与处罚

第四十条对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，学校给予表彰与奖励：

（一）对档案的收集、整理、提供做出显著成绩的；

（二）对档案科学研究、技术创新、宣传教育、交流合作做出显著成绩的；

（三）在重大活动、突发事件应对活动相关档案工作中表现突出的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的；

（六）长期从事档案工作，表现突出的。

第四十一条有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法依规给予处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；

（三）篡改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失的，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（七）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（八）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第四十二条 本办法由档案馆负责解释。 

第四十三条 本办法自公布之日起施行，原《吉林大学档案工作管理办法》（校发〔2010〕41号）同时废止。