1. 档号结构项著录

（1） 全宗号由两位阿拉伯数字组成，具体见《吉林大学全宗单位一览表》。

（2） 年度号由四位阿拉伯数字组成，即公历纪年。

（3）  分类号即档案实体分类号，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对档案进行整理、编号、排架组织馆藏，由汉语拼音字母或阿拉伯数字组成，具体见《吉林大学档案实体分类主表》《吉林大学档案实体分类附表》及《吉林大学各部门归档范围、保管期限、分类号标识查询》。

（4） 单位代码为归档单位代码，由三位阿拉伯数字组成，具体见《吉林大学归档单位代码表》。

2. 编号项著录

（1） 案卷号

①案卷级著录时，“案卷号”著录使用阿拉伯数字整数。

②文件级著录时（ 此项为“ 件号”）， 著录格式为“四位文件顺序号”，使用阿拉伯数字。

（2） 主题词项档案管理软件自动标引

3. 题名项著录

正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”方括号。文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”方括号。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长（一般不要超过50个汉字）时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。

（1） 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。

（2） 备注在此是说明题名的文字，是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名的文字照原文著录。

4. 责任者项著录

（1） 对于个人责任者只有一个时，照原文著录。责任者有多个时，列居首位的责任者必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“等”表示。多个责任者具有同一职责或身份时，必须全部著录，多个责任者之间以“、” 号相隔。

（2） 机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

（3） 未署责任者或责任者不完整、责任者有误的文件，著录时应根据其内容、形式特征考证出真正的责任者，并加“[ ]”方括号；考证无结果时，以三个“□□□ ”方框代之。

5. 密级与保管期限项著录

（1） 密级是指文件保密程度的等级，根据文件实际情况著录。涉密档案不进行网上著录，目前可著录文件密级仅限“公开”和“内部”。

（2） 保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间。具体参看《吉林大学各类档案归档范围和保管期限表》。

6. 载体类型及形态项著录

（1） 档案的载体类型分为纸、胶片、磁带、磁盘、光盘等。根据载体类型据实著录。

（2） 载体形态是指页数、规格。页数为阿拉伯数字。案卷级著录时为案卷的总页数。文件级著录时为每份文件的起始页码。规格指档案载体尺寸及型号等，除特殊规格的档案载体外，标准纸张不著录。

7. 时间项著录

视著录对象， 分为文件形成时间、卷内文件起止时间。案卷级著录应为案卷内文件起止时间，文件级著录为该份文件形成的时间。

（1） 文件形成时间对于一般文书、信札为发文时间， 决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。

（2） 时间项一律用阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。

（3） 没有标明形成时间的文件，应根据其内容、形成特征等考证出形成时间后著录，并加“[ ]”方括号。

（4） 移交时间著录文件或案卷实际归档的日期。

8. 归档单位与存址项著录

（1） 归档单位应著录归档单位全称（例如：校长办公室）。

（2） 存址著录按档案实体的实际存放地址著录。

9. 文号、图号项著录

文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。

文件编号除年度用“[ ]”方括号外，其余照原文字符号抄录。

10. 文本与文种项著录

（1） 文本是指档案文件的文稿、文本和版本。文本项著录时，依实际情况在著录模板中选择草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原件、复印件等即可。

文种是指文件种类的名称。文种项著录时依实际情况在著录模板中选择命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、其他等。