毕业生合影归档要求

一、归档范围：应届毕业生集体合影照片。

二、归档要求：

（一）照片要求：

1、毕业生集体合影照片应以班级为单位拍摄，包括照片和文字说明两部分（含纸质和对应的电子版）。

2、照片规格7寸（17.8cm×12.7cm）彩色照片，不封塑。照片正上方用烫金字（宋体小二号字）“吉林大学2012届X学院X专业X班毕业生合影和拍摄时间（用阿拉伯数字）”。

（二）立卷要求：

1、组卷：毕业生合影照片按学院、年度、学历层次进行组卷。同一学院，同一年度，同一学历层次组一卷。档案按照《吉林大学档案分类暂行规定》进行分类编号。

2、归档份数：照片、照片文字说明及其电子版各归一份，并保持电子版与纸质完全一致。

3、照片文字说明内容：照片名称、拍摄地点、人物名称。

4、照片文字说明的格式：用word或excel按照片尺寸进行排版打印。老师和领导要在其姓名后注明职务，用括号括上。

（三）、网上著录要求：

1、登陆吉林大学档案馆“档案管理系统”， 参照《吉林大学档案网上著录规则》进行信息著录。在档案管理系统里完成案卷级和文件级的基本信息的录入。

2、上传相对应的"合影照片电子版"和 “文字说明电子稿”，完成网上著录立卷归档。

3、著录立卷完成及审核合格后打印各种目录、移交等相关表格。如有未参加拍照的毕业生须在备考表中标注说明。

相关表格打印方法详见“吉林大学档案管理软件操作指南(新版)”。