2018年是学校的“深化改革与内涵发展”年,是深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，加速推进“双一流”建设，开创学校事业发展新局面的重要一年。档案馆（校史馆、科学馆）按照年度工作计划，加强档案的收集、保管、利用和信息化建设，以及校史馆、科学馆管理和校史研究工作，完成了全年的工作任务。现将档案馆本年度工作总结如下：
一、主要目标
（一）加强档案的收集、保管、利用和信息化工作，不断夯实档案工作基础，提高档案的公共服务能力。
（二）不断整合、开发档案资源，加强档案编研和校史研究工作，充分发挥档案的文化传承和资教育人功能。
二、工作的基本情况
（一）按照精细化管理的要求，提升档案管理的规范化水平
1.根据国家和学校档案工作的要求，结合实际工作需要，按照精细化管理的标准，修订《档案查借阅管理办法》等档案管理的各项规章制度，完善《档案馆突发事件应急处置预案》等安全工作预案，细化档案收集、利用等工作的办理程序，启用“吉林大学档案馆档案证明专用章”。加强档案的安全和保密工作，更新和升级相关场馆的监控、报警系统等，注重人防、物防、技防相结合的综合防护体系的建设，坚持监督和检查相结合，逐步提升档案管理的规范化水平。
2.开展了对学校各部门归档范围、保管期限的修订工作，并在全校范围内对修订过的《吉林大学各部门归档范围、保管期限、分类号标识查询表》征求意见。不断强化归档文件材料质量要求，完善归档移交流程，建立档案材料变更审批工作流程，进一步提高精细化管理水平，使档案工作不断适应学校发展的新形势。
（二）强化档案立卷归档，提高档案案卷质量
1.夯实传统纸质档案归档基础，加大特色档案的收集力度。全年共接收各类档案22045卷，其中声像档案78卷（照片档案633张，视频档案402段），实物档案及人物档案3卷。启动院级党政联席会和基层党委会会议记录归档工作，全年归档共计45卷。
2.做好档案馆自采照片的分类、整理、甄别工作。2018年共整理照片近1万张，归档上传2012-2013年自采数码照片137卷。
3.重新调整各单位档案工作负责人和兼职档案员，进一步健全学校档案管理网络。坚持“一对一”的方式开展档案业务指导，主动上门、面对面指导, 通过电话、QQ、微信等方式多渠道、多手段地进行业务沟通、交流，不断提升专兼职档案员档案意识和业务水平。
（三）做好档案利用工作，发挥档案服务功能
1.强化内部管理，合理调整档案保管方式和库房布局，做到归档档案及时入库上架，分类管理，及时配备和更新相应的档案工作装具，并做好各项设施设备的维修和维护工作。定期开展档案工作检查，逐步完善档案保管条件。探索库房管理的新途径和新举措，做好相应的调研和论证工作，为更好的开展档案服务奠定基础。
2.规范档案查询流程，严格审批程序，探索新的档案服务方式，提升档案服务能力。全年共接待校内外个人查档约9000余人次，配合学校相关部门专项工作查阅财务、学籍等档案30000余卷。同时，为更好的开展档案服务工作，完成馆内13000余卷历史档案的重新整理和上架工作，以及今年档案数字化项目33000余卷的出入库整理工作。
3.从师生需要出发，与相关部门沟通，进一步完善中英文材料制作流程。简化办事程序，升级软硬件设备，改善服务环境，全年累计为3200余人次制作中英文成绩单、学历学位证书等，为教育部及国内外认证机构进行学历、学位认证3400余人次。
4.积极开展档案宣传工作，以“6·9国际档案日”为契机，开展了“永远的怀念”专题图片展览，制作了教育部档案工作协会主办的“高校档案事业的新发展和新变化”主题展览中反映我校档案工作部分，进一步完善档案馆网站的相关内容，不断加强馆内文化建设，积极开展形式多样的业务培训和学习活动。
（四）加强档案信息化建设,丰富档案信息资源
1.基本完成档案信息化建设一期工程,完成软硬件基础平台搭建、系统工作流程论证、个性化需求论证、数据接口对接前期工作，并开始部分试用。
2.完成存量档案数字化一期工程，完成馆藏部分硕士研究生学位材料和合校前前卫校区、朝阳校区学籍档案全文数字化工作,全文数字化33173卷,560000张。
3.充分挖掘馆内潜力,利用自身力量独立完成当年新增利用率较高的管理性文件和学籍档案的全文数字化工作，共计263卷,8093张。
（五）深入挖掘校史档案资料，创新校史文化传播途径
1.聚焦新成就，完成校史馆第一阶段改造工程。为迎接校庆72周年，校史馆重新聚焦十八大以来取得的成就，进行了布展内容调整和布展方式工程改造，力求将校史馆打造成学校对外交流与宣传的窗口，同时也使校史馆成为对学校历史、科技成果的重要展示平台。目前校史馆布展内容调整工程第一阶段任务已经完成。
2.服务学校文化建设，挖掘校史档案中的文化育人资源。进一步丰富大学生思政课《吉大，因你而骄傲》的内容，完成了最终的文稿编写和ppt制作的工作。开展了《吉林大学校园历史文化丛书》之《流淌的星河》一书的编撰工作，以吉林大学六校发展脉络为主线，再现校史上创校先驱和拓业先贤的人物故事和精神。
3.探讨传播手段，多角度、多途径开展校史宣传工作。配合省市宣传部门完成了《院士在吉林》一书中吉林大学相关人物的文字编撰、校核以及配图等相关工作。组织相关人员参与长春市委党史研究室主编的《中共长春党史人物传》编撰工作，共完成了我校9位党史人物传记的编撰任务。完成了长春市史志办主编的《长春市志》中我校2017年相关内容的编写工作。协助有关部门完成了在伪满国务院旧址、伪满司法部旧址建设文物本体展室的工作。
4.做好校史馆、科学馆的管理和服务工作。2018年共接待校史馆参观团体217个，校内外参观者2.1万余人次。
三、存在的问题和不足
1.档案库房面积不足，现有库房已经基本饱和，无法满足档案工作的实际需要。
2.档案库房分散，不利于档案的集中管理。现阶段，还有四个校区（南岭、朝阳、南湖和和平）合校前的档案仍存放在原校区档案库房，原保存环境不利于档案的保管和利用。
3.档案信息化程度不够，急需加快建设步伐。由于我校档案体量大、利用率高等原因，无论从档案的抢救修复方面，还是从方便利用的方面考虑，档案的信息化建设都非常重要。
四、今后的工作思路
1.拓展档案资料的收集、征集渠道，继续加大电子、声像、实物等特色档案的收集力度，努力做到档案原始材料的收集工作不留死角。
2.不断提升档案的服务功能，提高档案利用的信息化程度，同时不断加强档案工作的宣传力度，提升师生对档案工作的认知度。
3.积极推进档案的集中管理工作，不断提高档案管理的科学化水平。
4.丰富档案文化宣传教育内容，推出新的校史研究成果，将校史馆打造成学校爱校荣校教育与思想政治教育基地。
档案馆
（校史馆 科学馆）
2018年12月13日
