第一章总则

第一条 数据库内的数据是各类档案信息的总集合，是实体档案的数字化存在形式。为做好档案管理信息系统数据库建设工作，科学管理数据库内宝贵数据，结合工作实际，制订本办法。

第二条 数据库是档案管理信息系统的重要组成部分，是档案馆各相关科室对档案信息收集、整理的最后阶段，是档案信息提供利用的基础和平台。档案管理信息系统数据库建设，必须与实体档案同步进行。

第三条 档案管理信息系统数据库各项工作的开展，由主管业务馆长领导，各科室按照职责分工承担相应的工作任务，具体管理及协调工作由信息管理科负责。

第二章 数据的移交和接收

第四条 档案管理系统数据移交人是监督指导科和编研科，接收人是信息管理科。移交人和接收人应当履行相应职责。

第五条 移交人职责：

（一） 对需要移交的数据信息进行鉴别、核实、汇总。

（二）对满足移交条件的数据，需填写《吉林大学档案管理系统数据移交清单》，一式两份。

（三）对在移交中的错误数据进行修改。

第六条 接收人职责：

（一）对监督指导科汇总的数据信息，按照《吉林大学档案管理系统数据移交清单》进行核实。

（二）对符合移交条件的数据在网上进行接收。

（三）对移交后发现的错误数据协调修改。

第七条 移交双方对汇总数据核实无误后，在《移交清单》上签字，并由信息管理科报请主管业务馆长审批，审批后在网上进行数据转移操作。《移交清单》双方各执一份。

第八条 实体档案移交后两周进行数据移交。

第三章 数据的修改

第九条 存入数据库的各类数据，除特殊情况外，任何人不得随意改动。

第十条 如有以下情况需修改或调整数据库内容及结构的，必须履行馆内审批手续后方可进行。

（一）著录有误需修改；

（二）对系统内档案表及表内类目的调整；

（三）利用过程中发现归档文件有误需替换；

（四）归档单位需补充归档；

（五）保管期限已满，需鉴定销毁；

（六）档案符合公开条件，需实行公开。

第十一条 著录有误数据的修改由该档案立卷指导人完成，系统管理员负责修改权限的授权，并监督修改情况；数据修改完成后，系统管理员收回修改权限。

第十二条 需调整数据库内容及结构的由系统管理员完成。

第十三条 以上操作均需填写修改记录，并将系统修改日志做备份，一并留存备查。

第四章 数据的统计和利用

第十四条 为了保证系统库内数据和实体库内档案数量相一致，并掌握其变化情况，应定期对相关信息进行统计。

第十五条 每个学期末信息管理科对新存入数据库的档案信息进行统计，填写《数据库档案信息统计表》，并与原基数进行累计，填写《各类档案基本情况统计汇总表》。

第十六条 档案馆应采取多种途径，主动向全校师生和社会人士宣传档案法规，普及档案知识，提供档案利用信息，以实现档案的利用价值。

第十七条 提供档案信息主要途径：

（一） 在全校范围内开通档案信息查询功能，实现全部档案目录和符合《吉林大学档案信息公开暂行规定》中公开条件的档案全文信息的网上查询。

（二） 对不便来馆的人士，可采用电话解答、信箱回复、特快专递等方式满足他们利用各类档案信息的需求。

第五章 数据库的建设与维护

第十八条 按照《吉林大学电子文件归档及其管理暂行规定》的要求，逐步对本校产生的各类文件、材料实行电子文件与纸质文件同步归档。

第十九条 档案数据库建设采取总体规划、分步实施、急用为先、突出重点的原则。具体由档案馆统一安排。

第二十条 为保证数据库的安全，防范来自系统内部和外部的安 全隐患，应设专人管理服务器，随时监控并解决系统运行中出现的各类问题。及时更新升级各类软件，保障档案管理系统的正常运行。通过构建防火墙体系和使用杀毒软件，实施系统全程监控和安全运行。定期异地备份服务器内的档案数据信息，保证系统内各类档案数据在存储、传输过程中的安全。