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立卷指导
立卷辅助查询表

立卷辅助查询表

发表于: 2017-11-1608:45 点击:

1.分类表

“吉林大学档案实体分类”主表、附表,在大的框架上对学校全部档案进行了分类。主表内容原则上不能随意变动。在使用时,一、二级类目要按主表内容标识,划分到三级的类目,按照附表内容标识。

分类是档案工作各环节中最为重要的一个环节,因此在分类号的标识过程中,要认真查对档案分类号。

“吉林大学档案实体分类”主表(点击下载)

“吉林大学档案实体分类”附表(点击下载)

2.各部门归档文件范围、保管期限、分类号标识查询表

此表属于应用查询工具,它是将分类主表、附表内容具体化。它融归档单位名称、归档单位代码、归档文件范围、保管期限以及分类号的具体标识于一身,在立卷归档工作中,对档号的标识将起到方便、快捷、准确的作用。

此表在应用时要注意,比对表中的每一项内容,确定无误后方可标识。凡涉及到三级类目的内容,在标识时一定参照附表进行。

如“高等学校基层统计报表”属校长办公室形成的文件材料,首先查到表中的“行政部门”,对应查到部门名称及归档单位代码,然后在归档文件范围中查到“学校综合统计及学年报表”的内容,与之相对应的保管期限和分类号标识就都可查到。

再如“成人教育学生学籍变动材料”,首先在表中查到“继续教育学院”,再在归档文件范围中查到与“学籍变动”相对应的内容,其中一、二级类目固定不变,三级类目需对应附表,如是成人教育本科生则标识“32”,网络教育本科生则标识“33”,如是成人教育专科则标识“42”,网络教育专科生则标识“43”。

各部门归档文件范围、保管期限、分类号标识查询表(点击下载)

3.归档单位代码表

“归档单位代码表”是根据我校具体情况设置的,它在档号标识过程中主要起案卷号断号的作用。各单位在使用时,按本单位的性质查找相应的部分即可标出。

归档单位代码表(点击下载)

4.各类档案档号标识示例图

此图较直观的将各类档案的档号标识进行了示例。在标识时参看即可。

各类档案档号标识示例图(点击下载)

5. 吉林大学全宗单位一览表

全宗单位名称

全宗起止时间

全宗号

新吉林大学

2000.6~现在

01

原吉林大学

1946~2000.6

02

吉林工业大学

1954~2000.6

03

白求恩医科大学

1939~2000.6

04

北方大学医学院

1940.6~1948.5

05

解放军第三军医大学

1948.10~1954.8

06

长春科技大学

1952.10~2000.6

07

长春地质学院

1953.9~1997.3

08

长春邮电学院

1947.3~2000.6

09

解放军军需大学

1949.6~2004.6

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