第一条 人物档案是重要的档案信息资源，是学校的宝贵财富。为征集、保管和利用好人物档案，充分发挥人物档案在学校管理工作中的作用,继承和弘扬学校优良传统，传承不同时代优秀人物的治学精神，促进校园文化建设，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本规定。

第二条 本规定所称人物档案是指我校老一辈革命家、教育家，以及学术水平较高、成果显著、蜚声中外的教授、专家、学者（含校友人物）等著名人物，在职务活动及其他社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。

第三条 人物档案是学校档案全宗的一部分,由档案馆实行集中统一管理，以确保人物档案完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 人物档案征集工作由档案馆负责，各部门专（兼） 职档案人员或有关人员应协助做好征集、收集、归档工作。

第五条 根据人物档案形成和归档的特性，在管理上以人物为核心实施管理。

第六条 人物档案材料的收集，主要由人物本人及家属、同事、亲朋好友、所在单位或组织等提供的档案材料为主要来源。可采取向人物所在单位、本人或其亲朋好友直接征集归档材料，并通过征集、代管（寄存）、捐赠等多种形式进行。

第七条 人物档案建档对象或家属自愿献给学校的归档材料，可采取“捐赠”方式归档；由学校及档案馆向捐赠者颁发捐赠证书。捐赠的档案具有特殊保管价值的，学校应予以奖励。

第八条 凡在吉林大学（包括合校前的六所学校）学习和工作过的著名人物包括老一辈革命家；历任校级党政领导；科学院院士、工程院院士，以及在某学科领域有较深造诣、有突出成就的专家学者；在国内外具有重要影响、成绩卓著的校友等均属人物档案征集对象。

第九条 人物档案归档内容主要有人物的生平、荣誉、论著等，具体范围见《吉林大学档案归档范围及保管期限表》。

第十条 为了保证人物档案的完整性，与人物档案相关的照片、音像、实物等档案材料可互见其他类别的相关内容。

第十一条 征集归档的人物档案材料可随时向档案馆移交，填写移交目录一式三份，并办理移交手续，由移交人和档案馆分别永久保存。

第十二条 人物档案的整理组卷应按照吉林大学档案立卷归档要求，依据每个人物材料形成的载体形式、内容、数量等的实际情况，保持材料之间的有机联系进行组卷。

第十三条 吉林大学人物档案一律为永久保存。

第十四条 人物档案的档号由三部分组成，即：全宗号 + 建档人物姓名 + 案卷流水号，各层次之间采用“－”连接。档号模式如下:

全宗号—王××（人物姓名）—1～n（案卷号）

第十五条 人物档案的编目工作按“吉林大学档案管理系统”进行著录编目。

第十六条 人物档案的排架采用按建档人物形成的独立小全宗依次横向排架。具体按每个人物全宗的档案载体形式、内容、归档时间的顺序排列上架。其中特殊载体材料实行单独排架保管,并在案卷目录中标明存址。

第十七条 根据档案形成载体的不同，应采取科学有效措施，加以保护和管理，严格执行安全和保密制度。

第十八条 档案馆应维护著名人物本人或已故名人家属的合法权益。人物档案形成者或捐赠者有权了解人物档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权。

第十九条 档案馆可根据宣传、教育、档案开发利用的需要拟定反映著名人物活动的专题编研、摄影、录像等工作，并组织实施。

第二十条 档案馆可以利用人物档案的复制件、重复件、档案目录等材料，举办展览、网上宣传和编辑出版有关档案资料等项工作。

第二十一条 人物档案的查、借阅按《吉林大学档案借阅制度》执行。

第二十二条 档案馆应对人物档案的收进和移出、保管和利用等情况按《吉林大学档案统计制度》进行统计。

第二十三条 本规定自发布之日起施行。

（2010年1月18日第二次校长办公会议讨论通过）