为加强吉林大学各类档案的科学管理，实现档案分类、编号、排架、检索的规范化和标准化，推进档案信息化建设进程，根据原国家教委《高等学校档案管理实体分类法》（教办[1993]429号文件）、《机关材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），结合学校工作实际，制定本规定。

一、编制原则

1.分类原则

根据学校全部档案内容，按照档案形成规律，保持档案之间的有机联系，有利于档案的收集整理和开发利用，以及档案的信息化建设。

2.分类办法

结合我校实际，依据档案形成的领域范畴、信息内容、组织机构、载体形式等，对学校档案实体进行合理的类目划分。

3.档号标识

档号是管理档案过程中赋予档案的代码，根据唯一性、合理性、稳定性的基本原则进行标识。

二、 类目设置

1.一级类目的设置

一级类目是档案分类的最高层位。按照档案形成的领域范畴，把同一活动领域形成的档案作为一个整体归入相同类别。在十二个一级类目中，党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会等十类按档案形成领域范畴设置，声像、实物类按记载档案内容的特殊载体设置。

详见附件1《吉林大学档案分类主表》。

2.二级类目的设置

二级类目是对一级类目所揭示的档案信息内容的细化，它是根据该类档案的形成规律及特点，结合档案所记述和反映的内容、性质而设置的。它是一级类目内容的具体体现。

在二级类目中首先设置综合类，此类内容涉及宽泛，具有综合性、概括性。其余二级类目的设置：党群、行政、外事等类，按工作性质、职能设置；科研、基建、设备等类，按业务属性设置；教学类按照教学管理环节设置；产品类按产品属性设置；出版类按出版物种类设置；财会类按文件名称设置；声像类按载体形式设置；实物类按物品种类设置。

详见附件1《吉林大学档案分类主表》。

3.三级及四级类目的设置

党群、行政、产品、出版、外事、财会、实物以及科研综合，设置到三级类目；教学（除综合）、科研（除综合）、基建、设备、声像设置到四级类目。

设置到四级类目的类别，其三级类目设置分别为：教学类按学历层次；科研类（除科研综合）按科研项目（课题）来源；基建类按具体建筑物名称；设备类按设备用途；声像类按活动范围。

各类别的最末层位均按机构设置。

详见附件2《吉林大学档案分类附表》、附件3《吉林大学归档单位代码一览表》。

4.归档单位代码

由于合校后学校规模较大，产生档案数量较多。根据我校实际，为便于档案收集和检索利用，本规定引入归档单位代码，并将其设定在分类层次的最末层位

三、档号的编制

1.档号的结构

档号由四部分组成，即：全宗号、年度号、分类号、案卷号。

全宗号：目前的吉林大学是由六所高校合并组成，包含多个全宗。根据档案管理实际情况，为使库房管理更加规范、科学，有利于检索和利用，设定档案全宗号。

详见附件4《吉林大学全宗单位一览表》。

年度号：由四位阿拉伯数字组成，即公历纪年。

分类号：即《吉林大学档案分类表》中所规定的类目编号。

案卷号：是在最后一级类目下编排的案卷自然流水号。

2.档号模式

档号模式为：全宗号 + 年度号 + 分类号 + 案卷号

详见附件5《档号模式标识示例图》

3.分类号的标识

分类号的标识采用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的混合方式标识。拼音标识采用汉语拼音的第一个大写字母；阿拉伯数字标识，含“0”的数字不予采用。

原则上数字与字母之间、字母与数字之间不用分隔符；采用数字标识时，上位类与下位类之间用“? ”分隔；年度号与分类号、分类号与案卷号之间用“—”连接。

⑴ 一级类目的标识，采用类目名称主词汉语拼音的第一个大写字母。如：“Dang Qun”即党群工作类，标识为“DQ”。

⑵ 二级类目采用双位阿拉伯数字标识

详见附件1《吉林大学档案分类主表》。

⑶教学、科研、基建、设备、声像的三级类目采用双位阿拉伯数字标识。

⑷按机构设置的三级或四级类目，引入归档单位代码，采用三位阿拉伯数字标识。

详见附件3《吉林大学归档单位代码一览表》。

四、档案排架

本方案规定，我校档案排架的方式为：年度 — 类别 — 案卷号横向排架，案卷上架顺序为“从上至下，从左至右”。

五、本规定自发布之日起施行。

（2010年1月18日第二次校长办公会议讨论通过