电子文件是指我校各单位或个人在教学、科研、管理等各项活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

1. 收集积累要求

（1） 各单位应指定专人负责本单位电子文件的归档工作，将电子文件的形成、积累、归档工作纳入文件处理程序和兼职档案员的岗位职责。

（2）  电子文件形成单位负责在业务系统中电子文件的拟制、办理过程中完成电子文件的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集。

（3）  应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时间保持一致。同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整；电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子公文格式要素应符合GB/T 9704-2012的有关要求；在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整；声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等；邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格式保持不变；以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

（4）  以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集、归入业务系统或存储文件夹中。

（5） 涉密电子文件的制作、收发、传递等工作程序， 应严格按照中共中央保密委员会、国家保密局《关于国家秘密载体保密管理规定》执行，不得在非涉密计算机等设备上处理涉密电子文件。

2. 电子文件的归档要求

（1） 归档范围

反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据均应归档，具体范围依照《吉林大学档案分类暂行规定》执行。

（2） 归档要求

   ①电子文件形成单位应在电子文件归档前对相关项目进行检查，检查项目包括：核对电子文件与其对应的纸质文件内容、格式、签章等是否一致；确认电子文件及相关的信息和软件是否无缺损且未被非正常改动；检查电子文件的处理过程有无差错；审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目。

②电子文件的归档在“吉林大学档案管理系统”上进行，其归档范围、归档时间、归档程序、保管期限与密级的划分、要求等均与纸质文件一致，并同步进行。分类参照《吉林大学档案分类暂行规定》。

③电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持长期保存格式转换。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。

④对电子文件必须采取可靠的备份措施，具体包括： 离线备份、近线备份和灾难备份。离线备份应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线存储介质，离线存储介质制作两至三套。

⑤存储载体中应同时存有相应的机读目录； 载体外标识应包括：序号、全宗号、年度、案卷数、文件数、密级、保管期限、存入日期等。

（3） 鉴定

电子文件的鉴定工作，包括对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性的鉴定，鉴定合格率应达到100%， 包括：电子文件及其元数据的形成、收集和归档符合制度要求；电子文件及其元数据能一一对应，数量准确且齐全、完整；电子文件与元数据格式符合要求；以专有格式归档，其专用软件、技术资料等齐全、完整；加密电子文件已解密；电子文件及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输、移交；电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。

（4） 移交

①归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件进行检验，并由负责人签署审核意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

②文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的离线载体上。

③电子文件的移交可采用离线或在线方式进行。通过离线载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门应共同对每套载体进行检验，合格率达到100%方可进行交接。

内容包括： 硬件、软件环境的有效性及其信息记录格式；有无受到计算机病毒感染；载体有无划痕，是否清洁；技术方法与软件、相关软件说明、登记表等是否齐全等。

（5） 归档时间

按照同类纸质文件的规定执行。