档案具有历史凭证作用。因此，各单位向档案馆移交的档案（纸质档案）必须是原件。

哪些归档的文件材料需要复制呢？就我校归档的文件材料来看，主要有两类。一类是在归档的文件材料中使用了不允许使用的书写材料，如纯蓝墨水、红墨水、普通圆珠笔、铅笔和复写纸。另一类是传真件。

归档的文件材料中，一旦出现了错误使用书写材料和传真件怎么办？要求立卷者在组卷过程中，首先编写归档文件材料的页码，然后，再把错误使用书写材料的文件和传真件挑出，对其进行复制，把复制页附在被复制页的后面，如整份文件材料都需要复制，就应该把复制件放在原件的最后。超过200页必须单独组成一卷，在案卷封皮，标题下面中间位置注明“复制卷”。案卷中出现复制页或复制卷，都必须在备考表本卷情况说明一栏，注明某页或某卷有复制件，并说明原因。

为什么这样做？上述不允许使用的书写材料和传真件的字迹，因其本身的缺陷，随着时间的推移，逐渐模糊不清，使档案的使用寿命大大缩短，无法发挥应有的作用，给工作事业带来损失。把这些文件材料进行复制，是为了与原件进行相互印证延长档案的使用寿命。

对归档的文件材料进行复制，给档案的立卷、保管、利用等环节带来麻烦或浪费，是一种万不得已而又必不可少的补救措施。