为了提高实物类档案（以下简称实物档案）归档工作的质量和科学管理水平，充分发挥实物档案在学校事业发展中的作用，根据实物档案的特殊性，结合我校实际，特制定本规范。

1 实物档案

1.1本规范所称的实物档案，是指我校的各类组织和机构在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成和获得的，真实记录学校历史面貌，对学校和社会具有珍藏、利用价值，便于保管的各种形式的特定物品。

1.2 实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容，各单位负责档案工作的领导及兼职档案员，要认真做好实物档案的整理归档工作，以保证学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中产生的珍贵的、有价值的实物档案能完整的保存下来。

2 实物档案归档工作的基本原则

2.1 实物档案采取分级管理的原则。凡能够全面反映学校真实的历史面貌，具有保存和利用价值的实物档案，集中存放在档案馆统一管理。反映学校局部面貌，具有保存价值的实物档案分散存放在各单位管理。

2.2实物档案的管理级别由档案馆确定，实物档案的归档工作由档案馆进行监督、检查和指导。

2.3 实物档案由学校各部门负责归档。

3 集中管理的实物档案归档范围

3.1 中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画。

3.2 学校及各院系、各管理机构和研究机构不同时期的印章。

3.3 学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省、部级以上）。

3.4 在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

3.5 中外校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。

3.6 学校根据特殊需要，通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

3.7 反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等。

3.8 其它类

4 分散管理的实物档案归档范围

4.1 学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省、部级以下）。

4.2 真实地记录各单位历史面貌，有保存利用价值的特定物品。

5 归档流程

5.1各部门兼职档案员在平时要做好实物档案的收集、整理工作。

5.2 对集中管理的实物档案，各单位兼职档案员要认真整理和编号，向档案馆移交。同时负责在网上进行归档并上传实物档案的照片 (可随时进行) 。

5.3 对分散管理的实物档案也要认真进行编号，有序存放，便于查找和利用。

6 实物档案的管理

6.1 分类编号

6.1.1 参照《高等学校档案实体分类法》结合我校实物档案的内容和特点进行分类标引、给出检索分类号。

6.1.2 一级类目的设置与标识：

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“SW”，即“ShiWu（实物）”的缩写。

6.1.3二级类目的设置与标识：

二级类目是对一级类目的细分，按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的标识，采用阿拉伯数字“双位制”。

11 题词、字画

12 奖旗

13 证书、奖状

14 印章

15 牌匾

16 奖杯、纪念杯、纪念盘

17 校徽、纪念章、奖章、纪念币

18 其它类

6.1.4 三级类目的设置与标识：

三级类目采用院（系）、研究机构、管理机构的代码进行设置与标识（具体见代码表）。

6.1.5 实物类档案类目的设置与标识：

其整体标识模式为：

全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+实物编号

07—2006—SW11• 16—1~n

注：其中实物编号按最下位类目流水，年度用自然年度。

6.1.6 实物档案的档号粘贴

6.1.6.1题词、字画、奖旗类，带轴的，将实物档案的档案号填写在粘胶纸上，然后粘贴在实物档案上轴的右侧。

6.1.6.2.证书、奖状类，必须外加透明塑料包装袋，将档案号填写在粘胶纸上，然后粘贴在实物档案外包装袋正面的右下角，以保证证书、奖状原貌不受到损坏。

6.1.6.3 印章、校徽、纪念章、奖章、纪念币类，外加透明塑料包装袋，将实物档案的档案号填写在粘胶纸上，粘贴在实物档案的塑料袋的右下角。

6.1.6.4 牌匾类，将实物档案的档案号填写在粘胶纸上，然后粘贴在实物档案正面有文字的右下角。

6.1.6.5 奖杯、纪念杯、纪念盘类，将实物档案的档案号填写在粘胶纸上，然后粘贴在实物档案正面有文字的右下角。

7 集中管理的实物档案的移交

7.1 移交实物档案时，交接双方必须当面验收，检查是否符合归档要求。

7.2 移交时需备有：实物档案的案卷目录一份，实物档案移交明细单一式两份。双方履行清点签字盖章手续后，由档案馆与归档单位各留存一份。

附代码表