校内各单位：

为做好2013年学位、学籍等档案材料的收集、整理工作，不断推进档案工作的规范化建设，现将2013年下半年档案材料立卷归档工作相关事项通知如下：

一、归档范围

1．2013年6月形成的博士研究生、硕士研究生学位材料；

2．2013届各类本专科毕业生成绩单（含全日制本专科生、留学生、辅修、二学历、结业、退学和交流生等）；

3．2013届本(专)科毕业生集体合影照片（含纸质照片和对应的电子版）；

4．尚未归档的2012年管理性文件。

二、归档要求

1．档案材料归档时应当收集齐全、整理规范、录入准确、移交及时。具体归档要求可见《吉林大学档案工作指导手册》，或查询档案馆主页中“立卷指导”栏目。

2．归档时间

研究生学位材料、本专科成绩单应于10月30日前归档完毕。毕业生合影照片、尚未归档的2012年管理性文件应于9月30日前归档完毕。

三、组织领导

1．由于学校近期人员变动较大，请各单位分管档案工作的领导重视此项工作，对本单位档案的归档工作进行部署、督促和检查；各单位兼职档案员或立卷人员应当切实履行自己的工作职责，完成好本单位档案材料的收集、整理、著录和移交，以便档案的永久保存和提供利用。

2．没有确定主管领导和兼职档案员的单位请尽快确定人选。具体详见《关于报送档案工作负责人和兼职档案员名单的通知》（2013年5月22日《校内通知》）。

为保证归档的案卷质量，各单位在整理立卷及网上著录过程中请及时与档案馆立卷指导科沟通、联系。

档案馆立卷指导科电话：85168301

档案馆业务交流QQ群号 ：183820371

档案馆

2013年8月30日