第一条为进一步规范档案馆自行采购工作，加强内部管理，建立规范有序的采购运行机制，提高相关经费的使用效益，落实厉行节约反对浪费，建设节约型机关的要求，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》《吉林大学采购与招标管理办法》（校发〔2020〕150号），结合档案馆实际，制定本规定。

第二条集中采购目录以外，且未达到学校集中采购限额的货物、工程和服务项目，属于档案馆自行采购范围。

第三条具体采购项目应符合档案馆实际工作需求，并在年度预算范围内。

第四条自行采购应当遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则，严格按照本规定的程序和要求组织实施。

第五条所有自行采购项目均需经过馆长办公会审议，方可立项，填写《档案馆自行采购立项登记表》。

第六条针对自行采购项目，档案馆成立自行采购工作小组，成员由馆长、副馆长及相关人员组成。负责采购项目的组织落实工作，并适时向馆长办公会汇报工作进展情况。

第七条预算金额为五万元（含）以上的自行采购，依托学校直采平台进行采购，纳入学校统一监管体系；预算金额为五万元以下一万元（含）以上的自行采购，由自行采购工作小组组织不少于三人的评议组，参照学校有关程序，商议审定；一万元以下的自行采购，由相关科室与分管副馆长商议确定。

第八条确立供应商后，签订成交单，成交单实行双签制，即由馆长和分管行政副馆长共同签字生效，并加盖单位公章。

第九条工程项目需明确项目联络人，对项目进行全程跟踪，配合施工单位办理有关施工手续，做好与施工单位的交接工作，尤其要确保施工期间安全。未签订合同，不得开工。

第十条项目完成后，经费为五万元（含）以上的，由档案馆组织综合检查验收，签署项目验收单；经费为五万元以下的，由自行采购工作小组组织不少于三人的验收组进行验收，签署项目验收单。

第十一条项目验收合格后，需要审计的项目，首先由档案馆会同监理单位、造价咨询单位进行实际工程量审核确认，再报审计处进行工程结算审计。

第十二条项目结束后，完成相关材料的整理归档工作。包括但不限于：《工程项目设计图》、《招标文件》、《成交单》、《验收单》、《工程结算书》等。

第十三条本规定自2025年9月1日起执行。