为加强档案管理，进一步规范档案查借阅工作，制定本制度。

一、校内单位因工作需要，申请查阅相关档案，应按以下规定办理。

（一）查阅本单位归档的档案，查阅人须凭本人身份证件方可查阅。其中查阅本单位归档的限制使用的档案，还须提供《档案查借阅审批表》。此表须归档单位负责人签字并加盖本单位公章。

（二）查阅非本单位归档的档案，查阅人须凭本人身份证件，同时提供《档案查借阅审批表》，方可查阅。此表须查阅单位负责人、归档单位负责人签字并加盖本单位公章及档案馆主管副馆长签字批准。其中，学校纪委、监察、审计、组织、人事等部门因特殊任务需要查档的，查阅人须凭本人身份证件，同时提供《档案查借阅审批表》，此表须查阅单位负责人签字并加盖本单位公章及档案馆主管副馆长签字批准。

（三）查阅学校党委全委会、党委常委会、校长办公会纪要，查阅人须凭本人身份证件，同时提供《档案查借阅审批表》，方可查阅。此表须查阅单位主要负责人、归档单位主要负责人签字并加盖本单位公章及档案馆馆长签字批准。

（四）查阅学校党委全委会、党委常委会、校长办公会记录，查阅人须凭本人身份证件，同时提供《档案查借阅审批表》，方可查阅。此表须查阅单位主要负责人、归档单位主要负责人签字并加盖本单位公章及归档单位主管校领导和档案馆馆长签字批准。

（五）查阅涉密档案，查阅人须为涉密人员，凭本人身份证件，同时提供《涉密档案查阅审批表》，方可查阅。此表须查阅单位主要负责人、学校保密管理部门主要负责人签字并加盖本单位公章及档案馆馆长签字批准。其中涉及重要秘密的档案（机密、绝密），还须经查阅单位主管校领导签字批准。涉密档案不外借。

二、校外单位因工作需要，申请查阅学校有关档案，查阅人须凭本人身份证件及单位介绍信，方可查阅。

三、个人因利用需要，申请查阅学籍档案，须凭本人身份证件方可查阅。委托他人办理的，受托人须持有效委托证明并提供当事人身份证复印件，方可查阅；需要查阅非学籍档案，查阅人须凭本人身份证件，同时提供《档案查借阅审批表》，方可查阅。此表须归档单位负责人签字并加盖本单位公章及档案馆副馆长签字批准。

四、馆藏档案原则上不外借。校内单位或个人因需要必须借出的，借阅人须凭本人身份证件，同时提供《档案查借阅审批表》，方可借阅。此表须借阅单位主要负责人、归档单位主要负责人签字并加盖本单位公章及档案馆长签字批准。对因特殊工作需要借出限制使用档案的，还须借阅单位分管校领导签字批准。借期一般不超过7天。

五、摘抄、复制、拍照档案，须经档案馆相关工作人员确认并同意。用于展览、发表、出版等用途的，必须标明档案来源于吉林大学档案馆，不得触犯国家有关知识产权保护的法律。

六、档案查借阅人对所查借阅的档案要妥善保管。阅读案卷时严禁拆卷、抽页、涂四改、圈划、污损、加点、批注等，保证档案的安全、完整、洁净。如发生上述情况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

七、严格执行档案查借阅审批、登记、催还相关规定。查借阅档案须填写档案查借阅登记簿，并指定专人负责查借阅登记簿、审批单的管理，定期核查档案查借阅记录，发现未归还的，要及时催还，并做好记录。归还档案时应清点数目并查看档案状态，如发现有转借、损坏、丢失等情况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。