第一章 总则

第一条 为了加强和规范电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用、安全，根据《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号），制定本办法。

第二条 本办法所称的电子档案是指学校在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等信息化电子设备形成、办理、传输和存储的，对学校和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。

第三条 电子档案应符合下列要求：

（一）来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。

（二）程序规范。全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯。

（三）要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第四条 校内电子文件形成部门（以下简称归档单位）和档案馆应当加强电子档案全过程管理，归档单位负责电子文件形成、整理、归档、移交，档案馆负责电子档案接收、保管、处置、利用。档案馆负责对归档单位进行监督和指导。

第五条 档案馆应当建设符合国家有关标准规范要求的应用系统，支撑电子档案接收、存储、备份、鉴定、开发、利用、统计转换、迁移、销毁等工作。

第六条 归档单位和档案馆应当确保承载电子档案管理各业务环节的应用系统之间相互衔接，并且持续进行元数据采集、维护等活动，完整记录电子档案管理过程。

第七条 归档单位应当加强各类电子文件收集、归档工作，保障具有保存价值的电子文件应归尽归。档案馆应当提升接收和管理各类电子档案的能力，保障电子档案应收尽收。

第八条 电子档案管理的全过程应当符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等相关法律法规要求，确保电子档案的安全。

第二章 电子文件整理与归档

第九条 归档单位电子文件归档范围和电子档案保管期限、电子档案分类方案参照《吉林大学档案分类暂行规定》的有关规定执行。

第十条 归档单位应当按照国家相关法律法规和标准规范形成、办理、传输、存储属于归档范围的电子文件，保证电子文件真实、完整、可用、安全，确保电子档案符合本办法第三条规定。

办公自动化系统、业务系统的归档功能应当符合相关标准规范，支撑电子文件收集、整理、归档等业务。

第十一条 电子文件应当与元数据一并归档。归档单位应当在电子文件形成、办理、收集过程中完整采集描述电子文件内容、结构和背景信息的元数据及其整个管理过程元数据。电子文件元数据格式应当符合国家有关标准规范要求。

第十二条 电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。主要文件类型参照《吉林大学电子文件归档格式要求》执行。归档的电子文件如无法转换成上述格式，则应将相关管理软件一并归档。

第三章 电子档案移交与接收

第十三条 归档单位应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交电子档案。档案馆应当做好接收工作。涉密电子档案移交，应按照学校相关规定执行。

第十四条 归档单位向档案馆移交电子档案，应当符合下列要求：

（一）按照国家关于电子档案移交与接收的标准规范要求对移交的电子档案进行组织，并进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可移交；

（二）电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形；

（三）采用技术手段加密的电子档案应当去除加密措施后移交；

（四）移交的电子档案应当附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等。

第十五条 档案馆应对移交的电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，合格后方可办理交接手续，接收登记入库。

主要检验内容包括：

（一）电子文件及其元数据的形成、收集和归档符合制度要求；

（二）电子数据及其元数据能一一对应，数量准确且齐全、完整；

（三）电子文件与元数据格式符合要求；

（四）以专有格式归档的，其专用软件、技术资料等齐全、完整；

（五）加密电子文件已解密；

（六）电子文件及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输、移交；

（七）电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。

第十六条 电子档案移交接收应当通过符合安全管理要求的网络和信息系统进行。不具备在线移交条件的，应当配备符合安全管理要求的存储介质进行离线移交，存储介质的选择和检测应当符合国家有关标准规范要求。以离线归档方式移交的电子文件，检验合格后填写《吉林大学归档电子文件登记表》。

第四章 电子档案保管与处置

第十七条 档案馆应对电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源进行统一管理。

第十八条 档案馆应当加强电子档案备份工作，制定电子档案备份工作方案，对电子档案、电子档案管理信息系统等进行完整备份。

应当在磁介质、光介质、缩微胶片等介质中选择至少两种符合长期安全管理要求的存储介质，以在线方式和离线方式保存至少三套完整数据，每种介质上保存一套完整数据，一套在线应用，两套备份。应当制定检测策略，定期对电子档案可读状况、所处软硬件环境、存储介质完好程度等保管情况进行检测，发现问题及时处理，必要时对电子档案数据进行转换、迁移。

第十九条 档案馆应当定期对达到保管期限的电子档案进行鉴定。对仍需继续保存的电子档案，应当重新划定保管期限并变更相关管理数据。

第二十条 电子档案销毁工作应当遵守国家有关规定，履行相关审批手续，禁止擅自销毁电子档案。

第五章 电子档案开发与利用

第二十一条 电子档案的开放工作应当符合国家法律法规有关规定。

第二十二条档案馆应当根据不同服务对象和利用范围，建立相应网络的档案数字资源利用服务平台。

第二十三条档案馆应当积极开展编研、展览和建设专题数据库等工作，不断开发档案数字资源。

第六章 附则

第二十四条 本办法自颁布之日起施行，原《吉林大学电子文件归档及其管理暂行规定》（校发〔2010〕41号）同时废止。