第一条 为适应吉林大学档案信息化建设的需要，规范我校电子文件归档与电子档案的管理工作，确保电子档案的真实、完整、安全和有效开发利用，根据国家质监总局制发的《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，结合我校实际，特制定本规定。

第二条 本规定适用于学校机关各部门、学院（中心、所）、直属单位。

第三条 电子文件是记录我校各单位在党政管理、教学、科研等各项活动，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送具有保存利用价值的文件。

第四条 电子文件应与对应的纸质文件同步归档。档案馆对各部门电子文件的形成、积累、收集、鉴定、归档进行监督指导，并对电子档案保管、利用实行全过程的管理与监控。

第五条 学校各部门的办公系统应具备符合档案管理要求的功能，确保电子文件的安全可靠，并能够实现对电子文件的全部管理活动的有效控制，实现电子文件的归档及在线管理与利用。

第六条 各单位应指定专人负责本单位纸质文件和电子文件的归档工作，将电子文件的形成、积累、归档工作纳入机关文书处理程序和兼职档案员的岗位职责。

第七条 涉密电子文件的制作、收发、传递等工作程序，应严格按照中共中央保密委员会、国家保密局《关于国家秘密载体保密管理规定》执行，不得在非涉密计算机等设备上处理涉密电子文件。

第八条 电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子文件的真实性。

第九条 电子文件形成单位应在电子文件归档前对相关项目进行检查，检查项目包括：

（一）核对电子文件与其对应的纸质文件内容、格式、签章等是否一致；

（二）确认电子文件及相关的信息和软件是否无缺损且未被非正常改动；

（三）检查电子文件的处理过程有无差错；

（四）审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目。

第十条 电子文件的归档在“吉林大学档案管理系统”上进行，其归档范围、归档时间、归档程序、保管期限与密级的划分、要求等均与纸质文件一致，并同步进行。分类参照《吉林大学档案分类暂行规定》。

第十一条 对电子档案必须采取可靠的备份措施，具体方法包括：服务器双机备份、只读光盘、一次性写光盘存储、移动硬盘存储。禁止使用软磁盘作为电子档案长期保存的载体。

第十二条 永久和定期保存的电子档案，应拷贝一式3套（ 一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用）。

第十三条 存储载体中应同时存有相应的机读目录；载体外标识应包括：序号、全宗号、年度、案卷数、文件数、密级、保管期限、存入日期等。

第十四条 通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门应共同对每套载体进行检验，合格率达到100%方可进行交接。

内容包括：硬件、软件环境的有效性及其信息记录格式；有无受到计算机病毒感染；载体有无划痕，是否清洁；技术方法与软件、相关软件说明、登记表等是否齐全等。

第十五条 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子档案，如没有纸质文件和其它拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时应同时保存文件的电子版本及相应支持软件、纸质版本或缩微品。

第十六条 档案部门对所接受的电子档案要进行系统整理编目，以方便检索利用。

第十七条 档案馆应配置足够容量和处理能力及相对安全的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件的安全保管和有效利用。

第十八条 电子档案的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施。存储电子档案的载体应作防写处理；避免擦、划和触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压。

第十九条 电子档案载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35％—45％。所有重要的电子文件必需备份三套，异库异地保管。

第二十条 涉密电子档案的保管和销毁工作，应严格按照《国家秘密载体保密管理规定》执行。

第二十一条 档案馆每年应对归档电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40％，并将检验结果填入《归档电子公文管理登记表》，如发现问题应及时采取补救措施。

第二十二条 如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，及时对归档电子档案进行迁移，迁移前，要制定严密的迁移工作计划，保证电子档案的完整、安全。

第二十三条 电子档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，经严格鉴定后编制销毁清册存档备查，并指定监销人，经主管领导审批后实施。涉密电子档案，如信息存储在不可擦除的载体上，应当采用物理或化学的方法连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

第二十四条 档案馆对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况等与纸质档案同时定期进行统计。

第二十五条 电子档案的利用要求：

（一）档案人员应会同归档部门、计算机系统管理人员设定电子档案的查询、利用权限；查阅或复制电子档案应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子档案。

（二）封存的电子档案载体不得外借使用，利用时使用拷贝件。

（三）严格遵守保密制度，利用具有保密要求的电子档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定，并履行审批手续。

第二十六条 本规定自发布之日起施行。

（2010年1月18日第二次校长办公会议讨论通过）