为加强吉林大学各类档案的科学管理，实现档案分类、编号、排架、检索的规范化和标准化，推进档案信息化建设进程，根据国家《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《高等学校档案管理办法》，结合学校工作实际，制定本规定。

一、编制原则

1.分类原则

根据学校档案内容，按照档案形成规律，保持档案之间的有机联系，有利于档案的收集整理、开发利用和档案信息化建设。

2.分类办法

结合我校实际，依据档案形成的领域范畴、信息内容、组织机构和载体形式等，对学校档案实体进行合理的类目划分。

3.档号标识

档号是赋予档案的代码。根据唯一性、合理性、稳定性的基本原则对档案进行档号标识。

二、类目设置

新吉林大学档案全宗共分十三个门类，设置十三个一级类目，即党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、声像、实物、人物。

1.一级类目的设置

一级类目是档案分类的最高层位。按照档案形成的领域范畴，结合档案的信息内容，把同一活动领域形成的档案作为一个整体归入相同类别。在一级类目中，党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会等十类按档案形成领域范畴设置；声像、实物类按记载档案内容的载体形式设置。

详见附件1《吉林大学档案实体分类主表》。

2.二级类目的设置

二级类目是对一级类目的细分，它是根据该类档案的形成规律及特点，结合档案所记述和反映的内容性质而设置的。

在各类档案的二级类目中首先设置综合类，此类内容涉及宽泛，具有综合性、概括性。其余二级类目的设置方法是：党群、行政、外事类，按工作性质、职能设置；科研、基建、设备类，按业务属性设置；教学类按照教学管理环节设置；产品类按产品属性设置；出版类按出版物种类设置；财会类按文件类别设置；声像类按载体形式设置；实物类按物品种类设置。

详见附件1《吉林大学档案实体分类主表》。

3.三级及四级类目的设置

二级类目下均设置三级类目。

教学（除综合）、科研（除综合）、基建、设备、声像设置到四级类目。设置到四级类目的类别，其三级类目设置分别为：教学类按学历层次；科研类按科研项目（课题）来源基建类按具体建筑物；设备类按设备用途；声像类按活动范围。

详见附件2《吉林大学档案实体分类附表》。

4.归档单位代码

为便于档案收集和检索利用，设置归档单位代码，并将其设定在分类层次的最末层位。

详见附件3《吉林大学归档单位代码表》。

三、档号的编制

1.档号结构

档号由四部分组成，即：全宗号、年度号、分类号、案卷号。

全宗号：吉林大学是由六所高校合并组成，包含多个全宗。根据档案管理实际情况，设定档案全宗号。

详见附件4《吉林大学全宗单位一览表》。

年度号：由四位阿拉伯数字组成，即公历纪年。

分类号：即附件1《吉林大学档案实体分类主表》、附件2《吉林大学档案实体分类附表》和附件 3《吉林大学归档单位代码表》中所规定的类目编号。

案卷号：是在最后一级类目下编排的案卷自然流水号。

2..档号模式

档号模式为：全宗号+ 年度号 + 分类号 + 案卷号，标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。

详见附件5《吉林大学档号标识模式示例图》。

3.分类号的标识

分类号的标识采用汉语拼音与阿拉伯数字相结合的方式标识。阿拉伯数字标识，含“0”的数字不予采用。

原则上字母与数字之间不用分隔符。采用数字标识时，同一级代码之间用“· ”分隔。年度号与分类号、分类号与案卷号之间用“—”连接。

⑴ 一级类目的标识，采用类目名称主词汉语拼音的大写首字母。如“Dang Qun”即党群类，标识为“DQ”。

⑵ 二级类目采用双位阿拉伯数字标识。

详见附件1《吉林大学档案实体分类主表》。

⑶教学、科研、基建、设备、声像的三级类目采用双位阿拉伯数字标识。

详见附件2《吉林大学档案实体分类附表》。

⑷按机构设置的三级或四级类目，采用归档单位代码，由三位阿拉伯数字标识。

详见附件3《吉林大学归档单位代码表》。

四、档案排架

档案排架的方式为：年度— 类别 — 案卷号横向排架；案卷上架顺序为“从上至下，从左至右”。